1. Identificación del Responsable
VADOM DATA CONSULTING S.A.S. (en adelante "VADOM DATA"), identificada con NIT 901992631-1, con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga, Colombia, pone a disposición de los usuarios, clientes, proveedores y colaboradores la presente Política de Privacidad, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.
2. Objetivo y Alcance
La presente política establece los términos bajo los cuales VADOM DATA realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales recolectados a través de su sitio web y su plataforma de gestión de terceros "Supplier Management Platform".
Esta política aplica para:
- Visitantes del Sitio Web: Datos de navegación y contacto comercial.
- Usuarios de la Plataforma: Proveedores, contratistas y empleados de nuestros clientes que acceden al software para procesos de vinculación.
3. Naturaleza del Tratamiento (Responsable vs. Encargado)
Es fundamental distinguir nuestro rol según el servicio prestado:
- Como Responsable: VADOM DATA decide sobre el tratamiento de datos de sus propios empleados, proveedores directos y visitantes web que solicitan información.
- Como Encargado (Data Processor): En la prestación del servicio de software de Gestión de Terceros, actuamos como Encargado del Tratamiento por cuenta de nuestros Clientes Corporativos. En este escenario, procesamos la información exclusivamente bajo las instrucciones del Cliente y para los fines del contrato de servicio.
4. Datos que Recolectamos
Dependiendo de su interacción con nosotros, podemos recolectar:
- Datos de Identificación: Nombre completo, Cédula/NIT, Cargo.
- Datos de Contacto: Correo electrónico corporativo o personal, teléfono, dirección física.
- Datos Financieros y Corporativos (Usuarios de Plataforma): Información bancaria, RUT, composición accionaria, estados financieros y certificaciones comerciales.
- Datos Técnicos: Dirección IP, tipo de navegador, logs de acceso y actividad dentro de la plataforma (con fines estrictos de seguridad y auditoría).
5. Finalidad del Tratamiento
Los datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:
- Proveer, operar y mantener la plataforma de software contratada.
- Gestionar procesos de autenticación segura (envío de Tokens/Magic Links).
- Realizar validaciones de seguridad y consultas en listas restrictivas (cuando aplique).
- Garantizar la seguridad de la información mediante monitoreo de logs.
- Dar respuesta a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).
- Cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias.
Declaración de No Venta: VADOM DATA no vende, comercializa ni alquila datos personales a terceros. No utilizamos la información de los clientes de nuestra plataforma para fines de marketing propio ni para entrenamiento de Inteligencia Artificial pública.
6. Seguridad de la Información
VADOM DATA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información, incluyendo:
- Infraestructura Certificada: Alojamiento en Amazon Web Services (AWS), infraestructura que cuenta con certificaciones globales ISO 27001 y SOC 2.
- Cifrado Robusto: Uso de protocolos TLS 1.2+ para datos en tránsito y encriptación AES-256 para datos sensibles en reposo.
- Control de Acceso: Autenticación multifactor (MFA) para administradores y segregación estricta de roles.
- Monitoreo Continuo: Vigilancia de la infraestructura gestionada por partners certificados.
7. Compartir Datos con Terceros
Para la prestación del servicio, VADOM DATA puede transmitir datos a proveedores tecnológicos de confianza (Sub-encargados), bajo acuerdos de confidencialidad:
- Proveedores de Infraestructura en la Nube (AWS).
- Proveedores de Seguridad Gestionada y Monitoreo (SOC).
- Pasarelas de envío de correo electrónico transaccional.
8. Derechos de los Titulares
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato (salvo deber legal/contractual).
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
9. Política de Cookies
Nuestro sitio web y plataforma utilizan cookies técnicas esenciales para garantizar el correcto funcionamiento, la seguridad de la sesión y la experiencia del usuario. No utilizamos cookies publicitarias de terceros para rastreo de comportamiento fuera de nuestra plataforma.
10. Canal de Atención (Hábeas Data)
Para ejercer sus derechos, puede contactar a nuestro Oficial de Privacidad. Su solicitud será atendida en los términos máximos establecidos por la ley.
11. Vigencia
Esta política entra en vigencia a partir de su publicación. VADOM DATA se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento para atender cambios legislativos o técnicos. Cualquier cambio sustancial será comunicado a través del sitio web.